Hoy en día, en un ambiente económico complejo y un mercado altamente competitivo, las empresas no solo tienen que cumplir con las expectativas cada vez más altas de los clientes tambien tienen que renovarse o morir, Un mejor desempeño a través de soluciones que permiten optimizar los procesos, aumentar la productividad y la exactitud de respuesta en un tiempo más reducido, elevando los estándares de calidad en el servicio, puede ser una importante ventaja para las empresas, pues les ayuda no sólo a mejorar sus procesos, sino también a cumplir con las necesidades de sus clientes. Los esfuerzos para destacarse en el mercado generalmente obedecen a las demandas de los clientes y la capacidad que una empresa tiene para innovar y contar con las mejores ofertas; sin embargo, en vías al logro de lo que parece un proceso sencillo, existe una línea muy delgada entre el éxito y el fracaso, la cual está delimitada por la eficiencia de la cadena de suministro. La base de la cadena se encuentra en el almacén, el cual funciona como centro regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y las necesidades de fabricantes, comerciantes y consumidores. Éste puede ser más práctico y rápido cuando su desempeño está basado en tasas de orden perfecta, una métrica que evalúa las órdenes que llegan completas, a tiempo, sin daño y facturadas correctamente. De acuerdo con el Warehouse Education and Research Council (WERC, por sus siglas en Inglés), muchas empresas han utilizado una combinación de equipos que automatizan la operación de los almacenes para mejorar los niveles de exactitud de sus inventarios a más de 95%. Hoy, ese nivel de exactitud y productividad es insuficiente para cumplir con la principal meta de orden perfecta. Los expertos de Intermec Technologies recomiendan que para lograr órdenes perfectas es necesario contar con tecnologías que sean capaces de mejorar y optimizar las medidas de desempeño del almacén en puntos clave como: ? Verificación de órdenes. ? Recepción, organización y entregas. ? Administración y control de patios. Entre los errores que los expertos de Intermec han detectado en su experiencia se encuentran: ? Errores en inventario. ? Tiempos de operación. ? Errores en facturación/documentación. ? Órdenes incompletas/errores de envío. LOS 4 PASOS PARA LA ORDEN PERFECTA Un estudio realizado por la AMR Research encontró que las empresas con tasas de orden perfecta del 80% o más, son tres veces más rentables que las empresas con tasas del 60%. La clave se encuentra en la optimización de los procesos que ocurren antes de que los artículos se agreguen en la orden de embarque para los clientes, a través de procesos de captura de datos y de tecnologías para una mejor ejecución y productividad. 1. ENTREGA A TIEMPO: Una forma de dinamizar este paso del proceso es utilizar los datos capturados automáticamente para validar los artículos en el embarque, elaborar documentos de embarque y proporcionar la información de entrada necesaria para los mensajes de intercambio de datos electrónicos, optimizando tiempos, pues no requiere de trabajo de papelería. Otra opción es actualizar las terminales por modelos inalámbricos con capacidades de comunicaciones integradas, permitiendo que los usuarios se comuniquen más fácilmente vía walkie-talkie. Estas terminales permiten una conectividad en tiempo real que ayuda al personal a resolver rápidamente los problemas que pudieran surgir en el embarque, así como también darle seguimiento para prevenir retrasos y permitir cambios en la ruta para optimizarlas, a través de GPS o computadoras móviles. 2. ÓRDENES COMPLETAS: Una orden completa depende de tener los artículos en existencia, almacenados, registrados y seleccionados correctamente. La tecnología de Código de Barras, los cambios en los procesos de etiquetado, el reconocimiento por voz y la Identificación por Radiofrecuencia RFID, han probado su efectividad, beneficiando a las empresas en productividad y exactitud. Hoy en día, los bienes llegan al almacén ya etiquetados con un código de barras que no siempre resulta legible. Una actualización en la tecnología, como los escáneres de mano que incluyen captura de imagen y lectores láser de siguiente generación, permiten reducir este tipo de errores y los códigos mal interpretados. Otro tipo de tecnología que permite exactitud en la recepción y almacenaje, es el uso de impresoras móviles que generen etiquetas con códigos de barras para los bienes y se impriman al momento en que se están recibiendo, reduciendo el margen de error en el etiquetado y ayudando a mantener el orden en el almacén. Pero no sólo existen esas opciones, pues combinar la entrada de datos de códigos de barras y el reconocimiento de voz, ayuda a aumentar el nivel de exactitud en el proceso. Una opción en este caso, es el emulador para terminal, basado en tecnología de reconocimiento de voz, en el cual los datos fluyen desde y hacia aplicaciones de software, similar al escaneo de código de barras o teclado. Una forma de facilitar que los artículos correctos se incluyan en el embarque es escanear las etiquetas de código de barras individualmente, mientras se empacan los artículos y se integra la operación con el sistema de administración de órdenes, generando una señal de alerta en el caso de que falten artículos o existan cantidades excedentes, a través de Números de Identificación Seriados de Comercio Global (SGTIN) que pueden ser codificados en códigos de barra o etiquetas de RFID. 3. ENTREGA LIBRE DE DAÑO: Uno de los problemas más comunes es cuando un artículo llega dañado, lo que a veces crea problemas entre la empresa y el cliente. ¿Cómo pueden las terminales móviles, la comunicación inalámbrica y la captura automática de datos prevenir que los bienes se dañen en el trayecto? Aunque no pueden prevenirlo, pueden documentar que los bienes dejaron el centro de distribución en buenas condiciones a través del uso de terminales que cuenten con tecnología de captura de imagen. Estas terminales documentan incluso la fecha y la hora, adjuntándolas al registro de la transacción. 4. FACTURACIÓN Y DOCUMENTACIÓN CORRECTAS: Existen dos sencillas maneras de generar una facturación correcta y rápida, que se pueden adecuar conforme a las necesidades de las empresas. El escaneo de datos es una de éstas, ya que una vez que las empresas escanean cada artículo para asegurar una orden completa, esos datos pueden ser utilizados para generar la facturación, además de que también puede utilizarse para crear Avisos Previos a Embarque, facturas de entrega y otra documentación. Otra forma es elaborar las facturas con el cliente cuando se lleva a cabo la entrega. Ésta última puede ayudar incluso a darle más confianza al cliente y a brindar un servicio más personalizado, ya que el conductor puede revisar el embarque con el cliente, registrar las diferencias que puedan surgir, realizar ajustes en la terminal móvil y obtener la firma del cliente directamente en la pantalla de la terminal, para después crear la factura a través de la impresora móvil. MEJORANDO EL ALMACÉN, UNA VALIOSA INVERSIÓN Para mantener los estándares de excelencia en su servicio, Carquest, proveedor líder en la industria automotriz, comprendió que sus procesos basados en papel debían ser reemplazados para optimizar los niveles de inventario, disminuir errores en facturación, mejorar el control de calidad y el servicio al cliente en todos sus centros de distribución. Para lo cual, acudió a Intermec Technologies para superar los retos existentes, seleccionando la computadora portátil CK30, logrando resultados positivos en poco tiempo, al obtener una mejora en el escaneo, servicios de reparación en 24 horas y Servicios Profesionales para realizar revisiones constantes en sitio, así como la asistencia en la configuración de Puntos de Acceso Inalámbricos (WAP) y soporte a sus centros de distribución en el cambio. Carquest es sólo uno de los muchos casos de éxito de la implementación de una orden perfecta. Hoy en día ésta ha ido creciendo en uso e importancia en las empresas, como una medida de desempeño administrativo. Por lo que los sistemas comunes de código de barras ya no son suficientes para proporcionar la eficiencia y exactitud de una orden, sino que se requiere de combinar los sistemas existentes con tecnologías avanzadas como el escaneo mejorado, impresoras móviles, reconocimiento de voz, entre otros, que ayuden a una mejora. Fuente: Intermec Technologies